Melissa Microsoft 365 est aujourd’hui bien plus qu’une simple suite bureautique. Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Word ou Excel permettent aux collaborateurs de communiquer, stocker leurs fichiers et travailler ensemble depuis différents appareils.
Pour une PME, migrer vers cet environnement peut simplifier considérablement le système informatique. Mais une migration Microsoft 365 ne consiste pas simplement à créer quelques comptes et transférer des boîtes mail.
Une bonne préparation permet d’éviter les pertes de données, les interruptions de messagerie et les difficultés rencontrées par les utilisateurs.
Pourquoi migrer vers Microsoft 365 ?
Les entreprises cherchent généralement à centraliser plusieurs outils au sein d’un même environnement.
Microsoft 365 permet notamment d’utiliser une messagerie professionnelle avec Exchange Online, de stocker des documents dans OneDrive ou SharePoint et d’améliorer la collaboration grâce à Teams.
L’autre intérêt concerne la mobilité. Les collaborateurs peuvent accéder à leurs ressources professionnelles depuis plusieurs appareils, à condition que les droits d’accès et la sécurité soient correctement configurés.
La migration peut également accompagner le remplacement d’un ancien serveur de messagerie ou une évolution plus globale vers le cloud.
Réaliser un audit avant la migration
La première étape consiste à comprendre l’environnement existant.
Il faut notamment inventorier :
- les comptes utilisateurs ;
- les adresses email et alias ;
- les boîtes partagées ;
- les calendriers ;
- les fichiers et dossiers ;
- les logiciels utilisés ;
- les groupes et droits d’accès ;
- les équipements des collaborateurs.
Cet inventaire permet également d’identifier les données anciennes ou inutiles qui n’ont pas nécessairement besoin d’être transférées.
Migrer uniquement les données réellement utiles peut réduire la durée et la complexité du projet.
Choisir les licences adaptées
Toutes les entreprises n’ont pas besoin des mêmes fonctionnalités.
Certaines utilisent principalement la messagerie et le stockage cloud tandis que d’autres ont besoin des applications Office installées sur les ordinateurs ou de fonctions de sécurité plus avancées.
Il est donc préférable de définir les besoins de chaque catégorie d’utilisateur avant d’attribuer les licences.
Un collaborateur travaillant quotidiennement sur Word et Excel n’a pas forcément les mêmes besoins qu’un salarié utilisant principalement Teams depuis un appareil mobile.
Préparer la messagerie
La migration des emails représente souvent l’une des étapes les plus sensibles.
Les anciennes boîtes doivent être transférées vers Exchange Online en conservant autant que possible les messages, dossiers, contacts et calendriers.
Il faut également préparer les noms de domaine, les différents enregistrements DNS et la configuration des postes.
Une mauvaise préparation peut entraîner une interruption temporaire de la réception ou de l’envoi des messages.
Pour les entreprises possédant de nombreuses boîtes, une migration progressive peut permettre de réduire les risques.
Organiser la migration des fichiers
Les documents peuvent provenir de nombreuses sources : serveur de fichiers, NAS, ordinateurs locaux ou ancienne solution cloud.
Avant de déplacer plusieurs téraoctets de données, il est utile de réfléchir à leur organisation future.
OneDrive est principalement destiné aux fichiers individuels d’un utilisateur, tandis que SharePoint permet notamment de créer des espaces documentaires partagés.
Reproduire exactement une ancienne arborescence sans réfléchir aux nouveaux usages peut limiter l’intérêt de la migration.
Sécuriser les comptes Microsoft 365
La migration doit également être l’occasion de renforcer la sécurité.
L’activation de l’authentification multifacteur constitue notamment une protection importante contre le vol de comptes.
Les droits administrateurs doivent également être limités aux personnes qui en ont réellement besoin.
Selon les licences utilisées, d’autres mécanismes peuvent compléter la protection des comptes, des appareils et des données.
L’objectif consiste à éviter qu’une migration vers le cloud améliore la mobilité tout en créant de nouveaux risques d’accès non autorisé.
Tester avant de migrer toute l’entreprise
Une bonne pratique consiste à commencer avec quelques utilisateurs représentatifs.
Ce groupe pilote permet de vérifier le fonctionnement de la messagerie, des logiciels, des accès aux documents et des appareils mobiles.
Les problèmes éventuels peuvent ainsi être corrigés avant le déploiement général.
Cette étape est particulièrement utile lorsqu’une entreprise utilise des logiciels métier connectés à Outlook ou à d’autres services Microsoft.
Accompagner les utilisateurs
Le succès d’une migration ne dépend pas uniquement de la technique.
Un collaborateur habitué depuis plusieurs années à enregistrer ses documents sur un serveur local devra comprendre où stocker ses nouveaux fichiers.
Il faut donc expliquer clairement le fonctionnement de OneDrive, SharePoint et Teams ainsi que les règles mises en place par l’entreprise.
Quelques heures de formation peuvent éviter de nombreuses demandes de support par la suite.
Se faire accompagner pour une migration Microsoft 365
Plus l’environnement informatique est complexe, plus la préparation devient importante.
Un prestataire spécialisé peut réaliser l’audit, préparer les comptes, organiser le transfert des données et accompagner les utilisateurs après la migration.
Expertis IT accompagne les entreprises avec Microsoft 365, notamment autour de la messagerie, des outils collaboratifs et du stockage en ligne.
Une migration réussie doit finalement poursuivre un objectif simple : permettre aux collaborateurs de retrouver leurs outils et leurs données avec le moins d’interruption possible.
La technologie compte, mais la préparation reste la véritable clé d’une migration Microsoft 365 réussie.
